Excelで作る手帳その1!タスク管理とスケジュール管理の融合で仕事効率化。仕事がポンコツな人へ向けて。

仕事術

今回は働いて8年目で私がたどり着いたタスクとスケジュール管理術について紹介します。

私は能力がポンコツでした。

上司から言われた仕事が終わらない、できない、相談できない。

何もできない!!

って、毎日叫んでました。

定時で仕事が終わらず、残業の毎日・・・・

明日、何をやればいいかわからない。

終わらない終わらない・・・オ・ワ・ラ・ナ・イ・・・

悔しくて悔しくて悔しくて、しょうがなかった毎日。

蔦屋の本棚のビジネス本をすべて買い(30冊ぐらいだったと思います。)、1週間ほどで読んでから、改善してきました。

その後、月1ペースぐらいで「仕事効率化」や「メモ術」、「仕事管理術」などを読んで、徐々に仕事のやり方がわかるように。

働いて5年目ぐらいでようやく今の完成系になり、定時で上がることができるようになりました。

加えて、計画的に年休を使用しても、休むことができるように。

今働いて8年目ですが、少しづつ改良に改良を重ね、たどり着いた仕事術を紹介します。

」タスク管理やスケジュール管理がうまくいかないなー

という人向けの記事となっています。

どのようなスケジュール管理を行っているか。

2つの方法でスケジュール管理してます。

・2週間スケジュール表

・2月間スケジュール表

2週間スケジュール表はこのような形となっており、毎日のタスクを横に書いていくイメージです。

2週間スケジュール表のやり方は後で説明していきます。

2月間スケジュール表はとても2週間で終わらない長期的なプロジェクトで使用します。

今回は2ヶ月スケジュールは話しませんが、機会があれば話していきたいなと思います。

それでは、この仕事やり方になっていった失敗談を書いていきます。

to doリストに頼り失敗・・・

よく仕事をこなす方法で「to doリスト」って、ありますようね。

このto doリストは自分が行う仕事をとりあえず列挙していくものです。

例えば

・○○プロジェクトの情報収集

・△△株式会社への見積作成、送付

・◇◇さんへのお礼

・社長のお茶菓子の用意

などなど・・・

とりあえず、自分が行うべき仕事を羅列していく感じです。

アプリなどでもありますので、利用されている方は多いのではないでしょうか。

Google Keepなどは期限も入力でき、Googleカレンダーにも反映できる優れモノです。

私もはじめはこのアプリを使用してましたが、仕事を早めに終わらせて、定時で帰るという問題が解決できませんでした。

なぜできないのかというと、「to doリストは仕事の羅列でしかなく、優先順位をなかなかつけられない」ということです。

to doリストのメリットは

・仕事が一覧になっているので、自分が抱えている作業はわかりやすい。

・期限を設けるので、遠い先のスケジュールの確認に優れている。(keepアプリの場合)

ですが、今日何をやるべきか明確化になっていないため、期限が近いものから作業を行いがちです。

時間はかかるが、締め切りが遠いタスクは、ギリギリまでやらなくなり、締め切り過ぎて、、、

ドボーン・・・

はい、上司に怒られます。

って、いう風に陥ります。

部下のタスク管理は上司の仕事だろ、と思いますが、上司も上司で優秀な人ばかりではないので、自分が変わるしかありません。

そこで、私が活用したのがスケジュールとto doリストの融合です。

改善1:作業時間を書いてみる

失敗を整理してみます。

・スケジュール感をつかめない。

・優先すべき仕事の把握ができていない。

そこで、自分が行う仕事を羅列して、作業時間をまず書きました。

例えば、

・○○プロジェクトの情報収集・・・・・作業時間:10時間

・△△株式会社への見積作成、送付・・作業時間: 8時間

・◇◇さんへのお礼・・・・・・・・・作業時間:10分

・社長のお茶菓子の用意・・・・・・・作業時間:30分

このように、自分が行うタスクの時間を書いていきます。

この作業時間を確保するために、次に2週間スケジュールに書いてきます。

改善2:スケジュールとto doリストの融合表

次にこの時間を確保するために、スケジュール表に落とし込んでいきます。

このとき、1週間や2週間スケジュールが役に立ちます。

私の場合は、2週間スケジュールがあっていたので、2週間スケジュール表をエクセルで作成して活用してます。

下記の画像のように、赤色で予定を記入。

「m」→会議、打合せ

「外」→外回りの営業

青色で自分が行うタスクと、いつの時間にやるかを記入。

実際はエクセルのデータを印刷して、手書きで書いています。

「」醜い字を見せたくないもんね

・・・・・

もし、2週間で作業が終わらなければ、次週に同じタスクを書いていきます。

また、紙2枚で1か月のため、12枚両面印刷して1年分のスケジュール表にしてます。

オレッタなどに入れれば、持ち運びもでき、便利で、重宝してます。

※オレッタはA4を3つ折りにしまえる文房具です。文房具店で売ってるので、参考に。

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まとめ

以上、私が行っている仕事術です。

まだまだ改善の余地があると思いますが、現在の私がたどり着いた仕事のやり方でした。

やり方は

①自分が行う仕事を羅列する

②羅列した仕事の作業時間を書いてみる。

③2週間スケジュールに②の仕事を書いてみる。

もともとポンコツな私が編み出した仕事術です。

後輩や部下がいる人はどんどん仕事を振った方がいいとは思いますが、、、

新米の人や高齢化の職場の人はなかなか仕事を振れないので、参考になればと思います。

おわり!!!

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